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課程背景

作為辦公室綜合行政管理人員，公文寫作、溝通協調、會務安排，接待賓客等幾乎每天都要面對這些工作，事無巨細，頭緒繁多，要么被湮沒在文山會海中，要么疲于在各部門、各領導間協調溝通，要么強作笑顏商務應酬，這些煩惱何時了？有沒有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷徑讓我們的工作有序、有趣、有效？

為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，圍繞辦公室人員必備的綜合技能方面展開，提供具體方法和工具落地，尤其是借助AI工具方面，提供了實用的工具和方法，快速提升工作效率。通過集中訓練，學會從雜、亂、累中解放出來，全方位提升行政管理人員的職業化認知水平和實操能力，快速實現“小白”到“專家”的華麗轉身。

課程收益

理清行政管理的關鍵點

精準定位行政辦公崗位角色

掌握行政管理日常工作的方法要求

明白行政辦公必備的公務接待禮儀

高效會務組織與管理

公文寫作方法

利用AI快速提高寫作效率

職場高效360度溝通

課程對象

企事業單位中基層管理人員、后備干部、辦公室主任、文秘、行政管理人員、會務人員、接待人員。

課程大綱

第一講：守土有責——行政管理的概念與職責

一、行政管理的定義

1.行政管理的內涵

2.行政管理工作的5大職能

3.行政辦公管理工作的特點

4.機關行政辦公室崗位與職責范圍

二、行政管理職能的特性

1.政策性強

2.工作內容的無形性

3.被動性和突發性

4.缺乏統一評價的標準

三、行政管理崗位的角色定位

1.行政人員的角色定位：管家、助手、保姆？

1)執行者角色

2)管理者角色

3)領導者角色

【領導型秘書模型】

【案例】拼命三郎小李的故事

【案例】舒樂博士建教堂

【案例】《致加西亞的信》

2.專業行政的工作法則

1)擺正位置

2)積極主動

3)結果導向

4)細心準確

5)嚴守機密

6)誠信有禮

四、行政統籌綜合管理

1.行政管理制度的建立與推行

1)大型企業和中小型企業辦公室管理制度的區別

2)如何制定具體的管理制度：5大要素

2.保潔綠化

1)監管保潔公司，確保辦公環境整潔舒適

2)核算辦公環境、保潔及廢棄物回收相關費用

3)巡查公共區域日常報修，定期考核保潔人員

4)維護辦公區綠植養護及更換

【工具】《綠化方案》《保潔員考核表樣》

3.行政采購

1)采購預算編制

2)供應商選擇

3)入庫管理

【工具】《固定資產采購管理規定》

4.裝修改造

1)辦公室環境基本知識

2)色調環境、設備環境、安全環境

3)辦公室布置原則

【工具】《辦公室裝修改造方案》

5.食堂餐廳

1)保障員工日常就餐，做好公司重大活動用餐保證

2)核算員工餐費，與餐飲公司結算費用

3)負責廚房設備、餐具的更換與維修，保障餐廳正常運作

4)指導伙管會開展日常工作

5)定期策劃餐飲活動，提升員工滿意度

6)妥善處理員工的意見與投訴

7)包廂的服務技巧

【工具】《食堂管理辦法》

6.車輛管理

1)保障員工上下班通勤車，組織、協調公司日常業務派車

2)定期對車輛進行檢查、保養及維護

3)結算班車、公務車相關費用

4)建立健全班車及公務車相關規章制度和各項應急預案

【工具】《車輛管理規定》《車輛管理實用表格》

7.印章管理

1)公章使用范圍 2）公章保管3）公章使用

【工具】《印章使用管理規定》

8.保密管理

1)新《保密法》規定的法律責任

2)日常辦公室的保密

3)涉密文件管理

4)涉密信息存儲介質管理

5)涉密載體管理要求

6)涉密工作工勤人員管理

7)通信及辦公自動化設備使用保密管理

8)新時期辦公室保密工作創新

【工具】《新保密法》

9.會務接待

1)熟悉整體會務接待的流程和禮儀

2)搭建會務接待的組織架構與分工

3)建立機制，梳理標準化流程

4)全流程、全要素演練，總結提升

【工具】《會務接待方案》《會議管理辦法》《企業年會籌備方案范例》

10.安防消控

1)安防消控布置 2）排查和演習

11.宿舍公寓管理

1)保障員工日常入住、退宿及客房日常管理

2)核算員工住宿費用，外租宿舍與資產方結算房租物業等費用

3)負責宿舍內部及公共區域家具電器的巡檢與維修，確保住宿安全

4)完善宿舍各項管理制度與應急預案

【工具】《住宿管理規定》

12.黨務工會

1)黨務活動

2)工會活動

13.辦公室環境5S管理

1)辦公環境要素：綠化、空氣、光線、安全、設備、聲音、色調

2)5S的含義、效用、5S活動推行計劃、5S活動的推廣與延伸

【工具】《5S管理辦法》《5S推行手冊》《5S全套模板》

【案例研討】這樣的辦公室，能做得更好些嗎？

附送：

1.日常行政辦公管理最新最實用表格（128項）

2.行政辦公人員最新最實用辦公指導表格（23項）

3.行政經費管理最新最實用表格（22項）

4.各部門最新最實用崗位說明書（49項）

5.行政組織結構設計最新最實用表格（20項）

第二講：內功精進——行政管理人員核心能力提升

一、行政管理人員的職業能力與素養

1.人員任用的六大原則

1)任人唯賢原則

2)因事擇人原則

3)程序化、規范化原則

4)精簡原則

5)動態平衡原則

6)優化組合原則

2.四種人CAI

1)人財 2）人才 3）人材 4）人裁

3.基本素養

1)科學的知識結構

2)基本的職業能力

3)高尚的職業道德

4)培養良好的職業性格

【案例分析】西天取經隊伍，如何對待孫悟空、豬八戒式的員工？該提拔誰？

【情景與視頻分析】《人民的名義》《縣委大院》

當好辦公室主任有多難

當好領導秘書有多難

職場如何運用高超語言藝術

4.綜合協調工作

1)關系協調

2)政策協調

a)議事協調機構

b)制度的廢改立

3)事務協調

a)會務組織

b)來訪接待

c)保密工作

d)突發事件

e)信訪工作

f) 值班工作

二、關于“辦公室政治”

1.辦公室的三個特點

2.如何處理和領導的關系

3.“栽培”這件事怎么理解

4.公私利益沖突怎么辦

5.職場關系三原則

6.和領導相處的兩個禁忌

7.辦公室里不能說的事兒

8.辦公室工作的“忌諱”

【學習分享】毛澤東《黨委會的工作方法》

第三講：禮行天下——辦公禮儀與公務接待

一、職業形象

1.禮儀三要素及基本內容

2.行政禮儀應遵循的原則

3.男士儀容規范、女士儀容規范

4.著裝六戒、儀態禮儀

二、職場基本禮貌禮節

1.禮貌禮節標準、服務技巧 、遞物禮儀 、談話禮儀

2.電話禮儀、走路禮儀、學會贊美、微信禮儀

三、接待禮儀

1.接待三聲、熱情三到、問候禮儀、稱呼禮儀、致意禮儀

2.引導禮儀、介紹禮儀、握手禮儀、送別禮儀、乘車禮儀

四、會議禮儀

1.會務茶水服務禮儀

1)茶葉的準備、茶具的準備、個人衛生的準備

2)倒茶禮儀、會議服務茶水禮儀細節

2.會議禮儀服務流程

1）會議的籌備工作、2）引導禮儀、3）會議服務禮儀

五、用餐與酒宴禮儀

1.用餐禮儀

1)席位安排、點菜技巧、餐前禮儀、上菜順序

2)餐具使用、文明就餐、餐桌“六”不要

2.飲酒禮儀

1)如何斟酒、如何敬酒、何時敬酒、敬酒的順序

2)敬酒的舉止要求、敬酒說話技巧、關于祝酒

附送：各場合祝酒詞示例與套路

第四講：操之在我——高效三階段會務管理

討論：會議效率低下的原因

案例：《羅伯特議事規則》十二條

一、會前：充分準備

1.策劃、2通知

2.備料與布場

1)布場地、布講臺、布座位、主席臺

〔工具分享與運用〕會議準備之“蓮花寶典“

3.利用AI高效編寫會議方案

二、會中：合理控制

1.關鍵事項

2.時間安排

1)興奮積累

2)議題數量

3)引導時間

4)精力恢復

5)插題費時

6)會議時長

3.四種角色

1)主持人的姿態職責

2)領導的職責

3)與會者責任

4)記錄者的職責與要求

4.會議結束

1達到目標—結束、2達到時限—中止、3緊急情況—中斷

四、會后：跟進落實

1.公布決議

1)會議記錄、會議紀要與備忘錄

2)利用AI高效寫作會議記錄與會議紀要

2.跟進督辦

1)督查督辦五個結合

2)決策督查與專項督查

3)督查督辦的方式

3.督查督辦的創新

1)四不兩直

2)兩個結合

3)催辦的技巧（催領導，催同級，催下級）

4.督查督辦的結果送達

5.督辦工作流程的閉環管理

6.改善提升

第五講 妙筆生花——公文寫作五步技法

一、公文寫作第一步——明主旨

1.如何準確抓住公文的主旨

2.為什么領導說我“沒寫到點子上”

3.常見六種文書的正確基調

4.公文主旨的五種表達方法

5.如何做到“結論先行”

6.如何擬標題——SPA法則

思考與練習：如何擬定工作總結的大小標題

二、公文寫作第二步——選材料

1.材料的五種特性

2.材料從哪來——內萃外取

3.材料怎么收——15種搜集材料方法

4.收集材料的五種意識

5.材料怎么用——“移花接木”“大塊拼接”“改造翻新”

6.如何“增”“減”“變”

7.從作者邏輯轉換為讀者邏輯

案例：某單位工作總結的主體框架

巧改“三亮 三比 三無”

附送：

1.各類材料來源：百度、搜狗、微信、知乎、微博、知識付費平臺、網盤

2.資源推薦：PPT模板、圖片資源、字體資源、文檔分享、視頻資源

三、公文寫作第三步——理結構

1.標題

1)法定公文標題三要素

2)標題換行的要求

常見錯誤例析

2.起首：10種經典的開頭

示例：常見公文及事務文書開頭

3.結尾：9種常用結尾方式

示例：上行文、平行文、下行文結尾模式化套語，常見事務文書結尾

4.層次

模板：6種思維順序排布

案例：某單位工作計劃層次解析

（年終總結、領導班子會議記錄、日常業務工作計劃、活動方案

金字塔結構示范）

5.段落

1)劃分方法、劃分要求、遵守3個“凡是”

案例：《美國聯邦稅表說明》《一份培訓需求匯報》

6.過渡與照應

1)四種過渡方式

2)三種寫作照應

思考與練習：金字塔原理在公文寫作中的運用

四、公文寫作第四步——用語言

1.準確

1)引發歧義與褒貶失當

2)四招學會使用“質感”的語言

2.莊重

1)公文語言“六個不用”

2)口語與書面語

3.嚴謹

1)何為嚴謹

2)如何做到語言嚴謹

4.簡明

1)如何做到言簡意賅

2)常見錯誤例析

5.平實

1)平實語言的力量

2)常見修辭手法的運用

6.得體

1)如何做到“達上意”“說價值”“顧下情”

2)“廢話”與“口語”

7.創新

創新五法

案例：“診所定律”

附：創新寫作素材，常見公文用語簡表

五、公文寫作第五步——作修改

1.公文“四核”

2.文不厭改

1)常見易混詞與錯別字50例

2)8種計量單位的正確使用

3)常見標點符號錯用18例

4)數字使用的11個場景

5)常見7類語法錯誤

案例：公文寫作經典錯誤例析

附：常見公文的寫作模板：通知、通報、請示、報告、會議紀要、工作總結、工作計劃、工作匯報

六、AI（人工智能）助力公文寫作

1.AI對話輸出步驟

1)設定任務目標、寫指令、AI輸出、審核

2.角色設置三要素

3.背景寫作方法

4.立意構思任務與文本輸出任務

5.常規輸出要求與可控性輸出要求

1)語言表達要求與篇幅字數要求

2)指定內容要點與框定內容結構

3)整篇文章輸出與模塊段落輸出

4)框定結構操作三個步驟

【實操與演練】總結類材料的篇章公式

總結類材料各段落公式

會議通知寫作公式

會議消息寫作公式

6.指令詞調試

【示例與演練】寫作通知通報

寫作信息簡報

寫作領導講話稿

使用秘塔全網搜索

使用kimi快速分析整理多份文件資料

附： 7類常用公文寫作指令，常用AI工具推薦

第六講：高效職場360度溝通

一、向上溝通

【案例】溝通“迷路”案例：

1、與上級溝通常見障礙

2、與上級溝通的形式

1）接受指示

2）匯報工作

3）商討問題

4）表示不同意見

3、與上級溝通之前的5項準備

4、與上級溝通的4個要領

1）尊重上級的權威：

2）讀懂上級的心理

3）把握6類上級的秉性

4）適應上級的溝通習慣

5、你的上司怎么看你

1）贏得上級信賴5個溝通技巧

2）挽救與上級矛盾的4大原則

3）下情不能上達的原因探討

4）挨罵怎么辦

5）和上級溝通時的14個建議

演練：如何爭取多出的3個名額

二、向下溝通

1.下達指令、命令的要訣

2.向下溝通注意事項

3.意見相左，各持己見時的化解

【案例】處理部屬的小報告 【案例】沖突的化解

4.如何化解部門利益沖突

【案例】這個世界屬于用心的人

5.向下有效溝通實施步驟

演練：財務部長的尷尬

6.學會授權

1)合理授權的核心邏輯

2)四種人CAI

3)合理授權的常見問題

4)合理授權的四個層次

5)合理授權的三大分類

6)不同類型下屬的培養方式

【案例】太公十察，李云龍的溝通藝術

三、平行溝通

1.如何創造良好溝通的情境

2.求助技巧

1)別人幫得了、自己值得幫

2)求助的四種類型、求助的五項注意、拒絕的方法

案例分析：這個忙到底幫不幫

3.溝通“三多”與“三少”

張老師

國家高級企業培訓師

國家高級企業人力資源管理師

企業培訓師、人力資源管理師特聘認證講師

高級學習設計師

高級經驗萃取師

北京交通大學MBA

16年企業培訓師經驗

連續7年榮獲培訓“百花獎”

《MTP日產訓》版權課程高級認證講師

《崗位經驗內化項目》版權課程核心研發導師

《經驗萃取》（企業內訓版）版權課程核心研發導師

《輕松講好課——培訓師交互式授課工具箱》版權課程核心研發導師

《幽默36“技”——可復制的幽默技術訓練沙盤》版權課程原創研發導師

《行動學習工具箱——行動學習工具在培訓教學中的運用》版權課程核心研發導師

曾任：深圳水務集團（大型國企）丨綜合辦公室主任/人力資源總監

張老師有18年的大型國企行政辦公管理工作經驗，16年職場培訓經驗，致力于提升個人效能和組織效能，在培養后備人才計劃中特別注重業務技能和綜合管理技能的提升。年均授課150天，年均15個項目落地和成果輸出；作為分享嘉賓12次受邀參加5000+大型論壇；與深圳聯結咨詢公司、諾亞培訓中心、華躍咨詢、北京質標信息技術培訓長期合作，在北京、西安、深圳、武漢、石家莊、太原、成都、臨沂、淄博、鄂爾多斯等地實施10余期崗位經驗內化項目，產出標準課程包350余個，培養優秀企業內訓師400余名。客戶普遍反應課程設計好，老師講授好，落地實施好，實現了機構、學員、客戶多方共贏。

多次為水務、電力、公交、通信、環衛、石化等大型央企、國企講授職場技能提升、演講口才、有效溝通、行政管理、商務禮儀、公文與新聞寫作等課程；其中《內外兼修——4招助力新員工華麗轉身》作為職場新人的必修課，每年畢業季都是各個公司的必選課，多次被大型國企央企采購，并推薦到各大集團內的分子公司。截至目前，老師授課1000余天，受訓學員累計達25000人次以上。

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